Progetto di adozione della suite Microsoft 365 per Assimoco

8 Luglio 2022

Come fronteggiare le criticità che gli sviluppi degli ultimi anni hanno fatto emergere, e come far evolvere il proprio modo di lavorare in un futuro che offre nuove opportunità ma che allo stesso tempo sembra sfuggire alle previsioni?
La Compagnia Assimoco cercava una risposta a questa domanda quando ci ha contattato.
I cambiamenti che negli ultimi tempi hanno coinvolto diversi scenari di business richiedono una transizione verso una nuova cultura del lavoro, che contempli una maggiore motivazione da parte dei dipendenti, e la valorizzazione delle loro competenze da parte dei datori di lavoro.

Situazione di partenza e ambiti di miglioramento

Il Gruppo Assimoco, la cui prima compagnia è stata fondata nel 1978, è costituito da un patrimonio di storia e valori in costante movimento, quelli del Movimento Cooperativo Italiano. È inoltre la prima Compagnia Assicurativa italiana Società Benefit e certificata B Corp.

L’analisi della situazione di partenza presentava una situazione in cui i dati e le informazioni chiave dell’azienda risiedevano su un numero elevato di repository differenti, in alcuni casi su sistemi di posta elettronica.

L’azienda sentiva dunque l’esigenza di introdurre, a tutti i livelli, i vantaggi della metodologia AGILE per

  • Aumentare la flessibilità nei confronti dei cambiamenti di contesto
  • Acquisire maggiore capacità di sperimentazione e innovazione
  • Velocizzare la risposta al mercato
  • Valorizzare la crescita delle persone
  • Utilizzare strumenti che garantiscono maggiore sicurezza nella gestione dei dati aziendali.

In generale c’era il desiderio di evolvere verso una maggiore responsabilizzazione dell’individuo, che avrebbe valorizzato e stimolato ciascun dipendente.

Transizione a metodologie AGILE: approccio

Per una veloce e completa adozione degli strumenti, è stato attivato un percorso di Change management, parallelo e integrato al piano formativo, che Microsoft stesso suggerisce.

Il percorso è stato calibrato sulla dimensione dell’azienda e sul livello di maturità rispetto agli strumenti digitali, in particolare agli applicativi del mondo Microsoft.

INFORPC, con una esperienza pluriennale nell’ambito della formazione e della consulenza in ambito applicativi e prodotti Microsoft, si è avvalsa di docenti e consulenti certificati che hanno accompagnato l’azienda verso l’adozione di Microsoft 365, con interventi di tipo consulenziale e formativo.

Abbiamo seguito l’azienda in questo percorso, per loro fondamentale, con un Piano Formativo creato su misura, che si è svolto in più fasi. Gli interventi hanno preso in considerazione tre diversi aspetti:

  • Organizzativi: attraverso l’introduzione di metodologie AGILE
  • Metodologici: attraverso l’attivazione di un laboratorio che potesse tenere traccia dei nuovi modi di lavorare.
  • Strumentali: attraverso l’adozione della Suite Microsoft 365 e la formazione sull’utilizzo di Teams (come strumento di collaborazione in remoto), Office 365 (per il miglioramento della produttività personale e dell’efficienza organizzativa) e Sharepoint (per la gestione documentale e dei flussi operativi).

Le fasi del percorso di adozione di Microsoft 365

Attivare, a tutti i livelli, una corretta evoluzione a metodologie e pratiche di lavoro innovative è un processo che parte dall’individuazione dei fattori di successo, e si concretizza attraverso un percorso che tenga conto di quei fattori.

Individuazione degli Stakeholder

In una prima fase abbiamo individuato gli stakeholder di progetto (i Champions) ovvero un team dinamico, costituito dalle persone appropriate in grado di favorire il cambiamento e renderlo effettivo. Attraverso una definizione dei ruoli e la selezione di un gruppo di esperti, sono state definite le modalità di azione ed è stata attivata una Community di supporto e crescita.

Definizione degli scenari

In che modo le persone utilizzeranno Microsoft 365 per raggiungere gli obiettivi stabiliti e affrontare le sfide dell’organizzazione?

La definizione degli scenari ha preso in considerazione i prodotti nel loro contesto di utilizzo, ne ha agevolato il monitoraggio e ha contribuito ad aumentare la produttività.

Sensibilizzazione

Uno dei fattori di successo è il coinvolgimento e l’interesse dell’organizzazione prima, durante e dopo la distribuzione di Microsoft 365. Il piano ha previsto diverse attività di sensibilizzazione affinché l’adozione di Microsoft 365 potesse essere accettata a tutti i livelli, e a lungo termine.

Progettazione, formazione e finanziamento

La progettazione di un piano formativo è una fase imprescindibile. In questo caso si trattava di garantire che nuovi utenti disponessero delle conoscenze necessarie a utilizzare al meglio la suite Microsoft 365. La formazione si è rivelata un fattore cruciale per tradurre tutto questo in un vantaggio per l’organizzazione, ottimizzando risorse, tempi e spazi.

Il Piano formativo

Il piano formativo è stato strutturato in moduli – tenuti da Trainer esperti e certificati Microsoft – che hanno coinvolto la direzione, i dipendenti e le aree IT:

Corsi rivolti a personale IT

Corsi rivolti agli stakeholder: Champions e dirigenti

Corsi rivolti a tutto il personale: utenti, Champions e dirigenti

Approfondimenti per personale IT e Champions

Finanziamenti alla formazione

INFORPC supporta da sempre le aziende nella gestione di piani di formazione finanziata  e offre ai propri clienti la possibilità di rientrare in progetti che usufruiscono di finanziamenti regionali o di altro tipo. Siamo certificati ISO 9001:2015 settore EA37, e ci avvaliamo di docenti che dispongono dei i requisiti di richiesti dai vari fondi interprofessionali.

Assimoco ci aveva espresso l’intenzione di usufruire del Fondo Banche e Assicurazioni (FBA) per finanziare la formazione. Affidarsi a noi ha permesso loro di rientrare nei requisiti richiesti dal fondo, e finanziare così il progetto.

Risultati

Il percorso dell’azienda non è ancora concluso, ma ad oggi in Assimoco si è potuto constatare un notevole miglioramento nella gestione del lavoro. I nuovi strumenti vengono adottati quotidianamente, e il metodo di lavoro sta migliorando grazie a una migliore comunicazione, grazie a una organizzazione che ottimizza i tempi e che permette la prosecuzione delle attività anche in remoto, in totale sicurezza.

 

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