AI Act: quali obblighi devono rispettare le aziende che utilizzano l’intelligenza artificiale? Dalla formazione dei dipendenti alla mappatura degli strumenti AI, vediamo da dove partire per costruire un percorso concreto di adeguamento.

L’intelligenza artificiale è ormai entrata nelle attività quotidiane di moltissime aziende: viene utilizzata per creare contenuti, analizzare documenti e dati, automatizzare attività, supportare le decisioni e aumentare la produttività.

Strumenti come Microsoft Copilot, ChatGPT e altre soluzioni di AI generativa vengono utilizzati ogni giorno da dipendenti e collaboratori.

Ma c’è una domanda che le organizzazioni non possono più rimandare:

Sappiamo esattamente come viene utilizzata l’intelligenza artificiale nella nostra azienda e siamo in grado di governarla?

Con l’AI Act europeo, il quadro normativo italiano e le successive evoluzioni europee, adottare l’intelligenza artificiale significa considerare non solo opportunità e produttività, ma anche formazione, trasparenza, responsabilità, gestione del rischio e governance. L’AI Act segue un modello basato sul rischio e prevede obblighi differenti a seconda del sistema e del ruolo ricoperto dall’organizzazione.

Perché l’AI Act riguarda anche la tua azienda

Uno degli errori più comuni è pensare che l’AI Act riguardi esclusivamente le grandi aziende tecnologiche che sviluppano sistemi di intelligenza artificiale.

Non è così.

Il Regolamento disciplina anche l’utilizzo dei sistemi AI e distingue ruoli e obblighi differenti lungo la catena del valore.

L’approccio dell’AI Act è basato sul rischio: maggiore è il rischio associato a un sistema di intelligenza artificiale, maggiori sono le regole e gli obblighi previsti.

Per un’impresa, quindi, il primo passo non consiste semplicemente nel chiedersi «utilizziamo l’AI?», ma: quali strumenti utilizziamo, per quali attività e con quali possibili rischi?

Fornitore o deployer? Capire il proprio ruolo

Un altro passaggio importante è comprendere il ruolo ricoperto dall’organizzazione.

Chi sviluppa o immette sul mercato un sistema AI può ricoprire il ruolo di provider, cioè fornitore.

Chi utilizza un sistema AI sotto la propria autorità nelle proprie attività può invece essere deployer.

La distinzione è importante perché gli obblighi previsti dalla normativa cambiano in funzione del ruolo e della tipologia di sistema utilizzato.

Per questo una corretta strategia di adeguamento dovrebbe partire da una mappatura dei sistemi AI presenti in azienda, compresi quelli incorporati negli strumenti digitali utilizzati quotidianamente.

AI Act: cosa deve iniziare a fare un’azienda

Invece di affrontare la normativa come un semplice adempimento documentale, può essere più utile trasformarla in un percorso operativo.

1. Mappare gli strumenti di intelligenza artificiale

Il primo passo è capire dove l’AI è già presente. Microsoft Copilot, ChatGPT, sistemi HR, chatbot, applicazioni di analisi, piattaforme marketing e software aziendali possono introdurre funzionalità AI nei processi. Creare un inventario consente di avere una prima fotografia dell’utilizzo dell’intelligenza artificiale nell’organizzazione.

2. Comprendere ruolo e livello di rischio

Una volta individuati gli strumenti, occorre analizzare come vengono utilizzati e quale ruolo assume l’organizzazione rispetto al sistema. La logica dell’AI Act è infatti proporzionata al rischio.

3. Formare le persone che utilizzano l’AI

La tecnologia da sola non basta. Una parte fondamentale della governance dell’intelligenza artificiale riguarda le competenze delle persone che utilizzano questi strumenti.

La formazione assume un ruolo ancora più importante alla luce del Regolamento (UE) 2024/1689 (AI Act), che all’articolo 4 disciplina l’“Alfabetizzazione in materia di IA” (AI literacy). La norma prevede che fornitori e deployer adottino misure per garantire un livello sufficiente di alfabetizzazione in materia di IA del personale e delle altre persone coinvolte nell’utilizzo e nel funzionamento dei sistemi AI, tenendo conto delle loro conoscenze tecniche, dell’esperienza, dell’istruzione, della formazione e del contesto di utilizzo.

Questo significa che la formazione non dovrebbe essere uguale per tutti, ma costruita in funzione dei ruoli e delle responsabilità: chi utilizza quotidianamente strumenti AI ha esigenze diverse rispetto a chi deve occuparsi di governance, compliance, privacy, IT o gestione dei sistemi.

Per le aziende che vogliono diffondere una conoscenza di base della normativa abbiamo sviluppato il corso e-learning AI Act: Introduzione alle regole per utilizzare l’Intelligenza Artificiale. È un percorso online fruibile in autonomia, pensato per offrire una panoramica pratica delle regole e degli impatti organizzativi.

4. Definire regole interne per l’utilizzo dell’AI

Una volta compreso come viene utilizzata l’intelligenza artificiale, diventa importante definire chi può utilizzare determinati strumenti, per quali attività, quali dati possono essere inseriti e quando è necessario l’intervento o il controllo umano. L’obiettivo è evitare che l’adozione dell’AI cresca in modo disordinato all’interno dell’organizzazione.

5. Lavorare sulla trasparenza

L’AI Act introduce specifici requisiti di trasparenza per determinate categorie di sistemi e utilizzi. Per questo l’azienda deve analizzare anche come i sistemi AI interagiscono con clienti, dipendenti, utenti e altri soggetti.

6. Costruire una governance dell’intelligenza artificiale

La fase più evoluta consiste nel definire un modello organizzativo che permetta di sapere:

·       quali strumenti AI vengono utilizzati;

·       per quali finalità;

·       quali persone o funzioni li utilizzano;

·       quali rischi devono essere gestiti;

·       quali controlli sono necessari;

·       come mantenere nel tempo competenze e consapevolezza.

Per le figure che devono occuparsi più direttamente dell’applicazione dell’AI Act e del percorso di adeguamento, INFORPC propone il corso e-learning AI Act Europeo per imprese e Pubblica Amministrazione, dedicato alla classificazione dei sistemi, agli obblighi normativi, agli impatti organizzativi e alla preparazione della conformità.

Dalla compliance all’adozione consapevole dell’AI

Essere conformi non significa rinunciare alle opportunità offerte dall’intelligenza artificiale. Al contrario, conoscere rischi, limiti e responsabilità permette all’organizzazione di adottare l’AI con maggiore consapevolezza.

La formazione può quindi svilupparsi su più livelli:

·       AI literacy, per creare una cultura di base diffusa;

·       AI Act e compliance, per chi deve governare l’utilizzo dell’AI;

·       utilizzo professionale dell’AI generativa, per portare queste tecnologie concretamente nei processi;

·       competenze specialistiche e certificazioni, per le figure che vogliono approfondire ulteriormente.

Per chi vuole sviluppare competenze sull’AI generativa con un percorso con docente, INFORPC propone anche CertNexus GenAIBIZ - L’Intelligenza Artificiale Generativa per il tuo business, un percorso dedicato a opportunità, rischi, casi d’uso e strategie di adozione dell’AI generativa, finalizzato alla certificazione CertNexus GenAIBIZ.

AI Act: da obbligo normativo a opportunità per l’azienda

L’AI Act non dovrebbe essere visto esclusivamente come un nuovo adempimento.

Può diventare l’occasione per capire realmente come viene utilizzata l’intelligenza artificiale all’interno dell’organizzazione.

Mappare gli strumenti, formare le persone e definire delle regole permette di ridurre i rischi, ma soprattutto di costruire un modello di adozione dell’AI più consapevole e sostenibile.

La vera sfida, quindi, non è semplicemente utilizzare l’intelligenza artificiale. È imparare a governarla.

Come possiamo supportarti?

Ogni organizzazione utilizza strumenti, dati e processi differenti. Per questo non esiste un unico percorso di adeguamento valido per tutti.

INFORPC affianca aziende ed enti attraverso percorsi che possono comprendere:

·       assessment e mappatura degli strumenti AI;

·       analisi dei casi d’uso;

·       formazione e AI literacy;

·       percorsi dedicati all’AI Act;

·       supporto alla definizione della governance;

·       formazione pratica su Microsoft Copilot, ChatGPT e intelligenza artificiale generativa.

Accanto ai percorsi dedicati all’AI Act, è disponibile anche il catalogo dei corsi INFORPC sull’Intelligenza Artificiale per approfondire strumenti, tecnologie e utilizzi professionali dell’AI.

 Non sai quale percorso AI Act è adatto alla tua azienda? Partiamo dagli strumenti AI che state già utilizzando e dalle persone coinvolte. Possiamo aiutarti a individuare il percorso di formazione e adeguamento più adatto alla tua organizzazione. Parla con un nostro consulente →