Presentazione del corso

Nel contesto lavorativo noi apprendiamo a scrivere, non attraverso un percorso di formazione, ma mediante un artificioso learning by doing, che spesso dissemina la strada di pericoli ed errori.

Le nostre competenze circa l’utilizzo dell’e-mail derivano da indicazioni generiche, dall’osservazione di come si comportano colleghi e superiori o semplicemente applicando l’esperienza accumulata negli anni.

Questo corso serve a distinguere regole e consuetudini giuste e sbagliate nell’utilizzo della posta elettronica, ad evitarne l’abuso che genera perdite di tempo e improduttive distrazioni.

Infine il corso si sofferma su alcune regole base della netiquette intesa come bon ton delle mail per evitare conflitti interpersonali e la diffusione di una cattiva immagine aziendale.

Obiettivi

• Imparare a districarsi nel mare della comunicazione elettronica;
• Evitare l’abuso della posta elettronica;
• Evitare la sindrome da e-mail;
• Coltivare al meglio il proprio personale stile di scrittura;
• Evitare insidie e incidenti di percorso: perdite di tempo, conflitti interpersonali, cattiva immagine individuale e aziendale.

Destinatari

Tutti coloro i quali utilizzano la posta elettronica per lavoro.

Prerequisiti

Per accedere al corso, non è necessario essere in possesso di alcun requisito.

Contenuti

• Come evitare l’abuso
• Come e quando inviare una email;
• Come e quando non inviare una mail;
• come scegliere i destinatari di una mail: destinatario / cc / ccn;
• Utilizzo del Forward (inoltra un messaggio);
• Rispondi al Mittente o Rispondi a tutti;
• Regole di composizione, rispondi sopra, sotto, includi testo, firma;
• Inoltra o Inoltra come allegato.
• Razionalizzare l’utilizzo
• Cinque regole d’oro per comporre e mail correttamente;
• Oggetto della mail;
• Regole di archiviazione, cartelle speciali (Cestino, Posta indesiderata, Posta inviata, Junk);
• Archiviazione e ricerca;
• Ricerca rapida, ricerca avanzata.
• Il fattore tempo
• I ladri di tempo via email come evitarli;
• Quante volte al giorno leggere la posta elettronica;
• Come amministrare le risposte e gestire i tempi di risposta;
• Come evitare la sindrome da e-mail;
• Il lavoro off line.
• La netiquette nelle e-mail
• La scrittura nella email: anche la mail ha un tono, colora i concetti che vogliamo esprimere;
• Controllare il tono delle parole;
• Controllare la logicità del discorso;
• Domandarsi quale potrebbe essere la possibile reazione emotiva dell’altro;
• Mettere la mail in stand by?
• Esercitazioni pratiche e provocazioni
• Stabiliamo mezza giornata al mese senza mail;
• Applichiamo le regole: mai più di 5 destinatari per mail (compreso i cc e ccn);
• Usiamo l’e-mail credit card: max 100 mail da spedire ogni 4 giorni.
• Cosa otterrà l’allievo dalla formazione
• Vademecum: le 10 regole per gestire al meglio il nostro tempo lavorativo e la posta;
• Le 5 regole per non imbottigliare la nostra posta e quella degli altri.

Durata

8 ore.

Metodologia didattica utilizzata

Il corso è articolato in modo da fornire una preparazione approfondita sia sul piano metodologico che pratico. Gli argomenti del corso verranno trattati in modo semplice, chiaro e con esercitazioni a pc al fine di massimizzare l’apprendimento.